Invito a presentare una manifestazione di interesse, non vincolante per Bologna Welcome, per la gestione operativa di una postazione di promozione turistica e per l’animazione all’interno di eXtraBO

Invito a presentare una manifestazione di interesse, non vincolante per Bologna Welcome, per la gestione operativa di una postazione di promozione turistica e per l’animazione all’interno di eXtraBO.

Oggetto: richiesta di manifestazione di interesse, non vincolante per Bologna Welcome, per la gestione operativa di una postazione di informazione e promozione turistica e per un’attività periodica di animazione all’interno di eXtraBO sito in Piazza Nettuno n.1/A-B e Via Rizzoli n.1/A-B-C.

Premessa

La Città Metropolitana con determinazione dirigenziale nr. 1775/2020 P.G. nr. 72576/2020 ha disposto il rinnovo triennale (2021/2023) dell’appalto per l’affidamento del sistema dei servizi inerenti la Destinazione Turistica Bologna Metropolitana. Il rinnovo è stato stipulato e siglato in data 27/01/2021.

Bologna Welcome ha ricevuto dal Comune di Bologna i locali all’interno di Palazzo Re Enzo, siti in Piazza Nettuno n.1/A-B e Via Rizzoli n.1/A-B-C per la realizzazione di un punto informativo e multimediale dedicato alla promozione della Città Metropolitana e in particolare ai Parchi e alla biodiversità, nell’ambito delle Linee di Indirizzo della Destinazione Turistica.

Bologna Welcome intende qualificare il punto eXtraBO attraverso la selezione di soggetti istituzionali e operatori privati in grado di realizzare un servizio di informazione e promo-commercializzazione delle aree Appennino, Pianura, Imolese e animare uno spazio da dedicare ad eventi divulgativi.

La gestione del servizio verrà affidata da Bologna Welcome sulla base della selezione di un progetto descrittivo di gestione operativa.

Lo spazio è suddiviso in due aree:

- Area 1: spazio caratterizzato da postazioni di consultazione per il pubblico e postazioni fisse/mobili ad uso degli operatori del territorio, che dovranno presidiare secondo gli orari di apertura del punto, dando informazioni turistiche relative alla propria area territoriale di competenza, con possibilità di prenotazione e vendita di servizi turistici promo-commercializzati da eXtraBO.

- Area 2: spazio da animare e rendere accogliente per comunicare eventi, presentazioni e lanci di progetti di rilievo turistico-ambientale dell’area metropolitana dedicati al tema green e coerenti con le linee guida della Destinazione Turistica Metropolitana.

Bologna Welcome intende attivare una procedura esplorativa per individuare eventuali soggetti interessati.

1. A CHI SI RIVOLGE LA MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

Soggetti che operano nell’ambito della promozione del territorio bolognese e che abbiano i seguenti requisiti:

- Presenza in uno dei territori della Destinazione turistica Bologna metropolitana: Appennino, Pianura, Imolese

- Referenze in servizi analoghi svolti sul proprio territorio di riferimento

- Capacità di presidiare una postazione fissa e/o mobile e di garantire i servizi di informazione turistica e ambientale nello spazio identificato come Area 1

- Capacità di garantire l’animazione periodica, nello spazio identificato come Area 2

- Capacità del soggetto proponente di aggregare istituzioni pubbliche e/o operatori privati per essere rappresentativi di un territorio il più vasto possibile, all’interno di una delle tre aree (Pianura, Appennino, Imolese).

2. MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

Gli interessati, in forma singola o condivisa con altri soggetti, dovranno far pervenire i loro progetti di candidatura accompagnati da una scheda descrittiva delle attività da realizzare nello spazio identificato come Area 1 e da una scheda di proposta di animazione periodica per lo spazio identificato come Area 2. Il progetto dovrà essere corredato da una presentazione del soggetto, o gruppo di soggetti, nel caso di proposta condivisa (ente/azienda, sede, oggetto, servizi o attività significative, personale, ecc.). Le attività previste nell’Area 1 e nell’Area 2 dovranno ruotare principalmente attorno alla promozione del territorio metropolitano.

Bologna Welcome valuterà e autorizzerà possibili forme di commercializzazione delle attività e dei servizi turistici ad esclusione della vendita e somministrazione di prodotti alimentari. Per le attività commerciali verrà riconosciuta una fee a Bologna Welcome, gestore dello spazio, che al netto dei costi di gestione, in accordo con il Comune di Bologna, verrà reinvestita in attività di valorizzazione del punto.

3. LOCALI MESSI A DISPOSIZIONE

Bologna Welcome mette a disposizione i locali nello stato in cui si trovano, indicati nella planimetria che si allega. È fatto obbligo all’offerente di effettuare un sopralluogo.

Le richieste di sopralluogo potranno essere presentate entro il 05 marzo 2021 all’indirizzo di posta elettronica incoming@bolognawelcome.it

4. COSTI E TEMPI DI REALIZZAZIONE

La postazione nell’Area 1 e lo spazio da animare nell’Area 2 vengono concessi a titolo gratuito ai proponenti aggiudicatari. Le postazioni, gli arredi e le attrezzature sono pre-allestiti con una grafica coordinata con il lay-out complessivo di tutto il punto. Le attrezzature quali, ad esempio, stampanti e fotocopiatrici sono a carico di Bologna Welcome. Resteranno a carico esclusivo dei proponenti i costi del personale incaricato della gestione operativa. I proponenti aggiudicatari, entro i termini di scadenza della manifestazione di interesse, dovranno comunicare il piano di copertura della postazione e il programma di animazione periodica che intendono organizzare nello spazio indicato come Area 2.

5. DURATA DELL’AFFIDAMENTO

La durata dell’affidamento è prevista fino al 31/12/2023.

6. SPAZIO 1

La manifestazione di interesse dovrà contenere:

a) Una presentazione del soggetto, o gruppo di soggetti, nel caso di proposta condivisa (ente/azienda, sede, oggetto, servizi o attività significative, personale, ecc. ecc.)

b) L’impegno alla copertura della postazione con almeno 1 presenza fissa nei giorni e negli orari di apertura indicati da Bologna Welcome, per un massimo di 10 ore giornaliere. Gli orari di apertura e chiusura potranno variare in funzione delle stagionalità.

c) La descrizione delle attività che si intendono realizzare nella postazione evidenziando le possibili rotazioni delle proposte in funzione delle stagionalità

d) La disponibilità a fornire un kit minimo di informazione turistica: cartine, catalogo, flyer, gadget, ecc…

e) L’impegno a raccogliere e distribuire materiale di altri soggetti del territorio di riferimento

f) La disponibilità a fornire all’utente strumenti per la consultazione self-service

g) L’impegno a fornire dati quali-quantitativi sugli utenti registrati secondo le modalità concordate con Bologna Welcome.

h) La disponibilità a tenere a disposizione degli utenti, schede per osservazioni, suggerimenti e indicazioni di gradimento relativi ai servizi erogati

i) L’impegno a collaborare con la Destinazione Turistica Bologna Metropolitana e Bologna Welcome per le attività

j) Il CV del personale che si intende coinvolgere evidenziando in modo particolare la conoscenza del territorio di riferimento, la conoscenza di almeno 2 lingue straniere tra cui l’inglese e la capacità di operare con strumenti informatici e telematici.

7. SPAZIO 2

La manifestazione di interesse dovrà contenere:

a) Una presentazione del soggetto, o gruppo di soggetti, nel caso di proposta condivisa: ente/azienda, sede, oggetto, servizi o attività significative, personale, ecc. ecc.)

b) La descrizione delle attività di animazione che s’intendono realizzare per la copertura dello spazio, evidenziando le possibili rotazioni delle proposte in funzione della stagionalità. Il programma di animazione periodico dovrà essere autorizzato dalla Destinazione Turistica Bologna Metropolitana e Bologna Welcome.

c) La disponibilità a fornire materiale promozionale delle iniziative: video promozionali, flyer, gadget, ecc…

d) La disponibilità a realizzare un piano di comunicazione delle attività di animazione

e) La disponibilità a fornire all’utente strumenti per la consultazione self-service degli eventi

f) L’impegno a collaborare con la Destinazione Turistica Bologna Metropolitana e Bologna Welcome per le attività

g) La disponibilità a tenere a disposizione degli utenti, schede per osservazioni, suggerimenti e indicazioni di gradimento relativi ai servizi erogati

h) L’impegno a fornire dati sugli utenti registrati secondo le modalità concordate con Bologna Welcome.

8. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLA MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

La manifestazione di interesse dovrà pervenire da indirizzo PEC entro e non oltre il 16 marzo 2021 alle ore 15,00 all’indirizzo PEC bolognawelcome@legalmail.it

Per informazioni relative all’avviso, è possibile contattare un referente di Bologna Welcome Srl all’indirizzo e-mail incoming@bolognawelcome.it

La partecipazione è aperta a tutti i soggetti istituzionali, agli operatori turistici e agli altri operatori che operano nella promozione della Destinazione Turistica Bologna. Ogni proponente potrà presentare una sola proposta progettuale. Nel caso di partenariati, i soggetti privati potranno partecipare come partner a una sola proposta progettuale.

Elemento premiante sarà la capacità dei soggetti di aggregarsi per essere rappresentativi di un territorio il più vasto possibile, all’interno di una delle tre aree (Pianura, Appennino, Imolese). La partecipazione può essere individuale o di un gruppo di soggetti pubblici, privati o misti. In quest’ultima ipotesi dovrà essere obbligatoriamente indicato un capogruppo, delegato alla rappresentanza con Bologna Welcome.

L’elaborato dovrà indicare tra i compiti anche i servizi trasversali quali interventi di promozione e/o organizzazione di eventi del territorio metropolitano. In merito all’organizzazione di eventi ogni operatore dovrà organizzare/coordinare eventi per 7 giorni al mese.

L’elaborato non dovrà superare le 20 cartelle (40.000 caratteri, spazi inclusi. Dimensione carattere: 12. Font: Times New Roman). L’elaborato dovrà indicare chiaramente i componenti della partnership.

9. QUESITI E RICHIESTE DI CHIARIMENTI

Quesiti e richieste di chiarimenti dovranno pervenire esclusivamente via e-mail all’indirizzo di posta elettronica incoming@bolognawelcome.it entro il 09 marzo 2021.

10. COMPITI DELLA COMMISSIONE GIUDICATRICE

La Commissione giudicatrice sarà nominata dopo la scadenza del termine di presentazione degli elaborati. La commissione giudicatrice esaminerà i progetti entro 15 giorni dal termine di presentazione delle proposte.

La Commissione si riserva di valutare i progetti in funzione di un equilibrio territoriale. La Commissione si riserva, inoltre, nel caso di progetti complementari, di invitare i proponenti ad integrare le proposte.

La manifestazione d’interesse si concluderà, sulla base della graduatoria definitiva formulata dalla commissione giudicatrice, con l’assegnazione delle postazioni ai soggetti che operano nella promozione dell’Area Metropolitana di Bologna.

Ai soggetti risultanti vincitori verrà sottoposto un contratto di gestione insieme ad un documento tecnico di gestione, da firmare per accettazione.

I risultati ufficiali saranno pubblicati sul sito di Bologna Welcome srl.

11. SOSPENSIONE, ANNULLAMENTO, REVOCA O RINVIO

Bologna Welcome si riserva la facoltà di sospendere, annullare o revocare la presente manifestazione d’interesse a suo insindacabile giudizio senza che niente possa essere ad esso imputato.

Bologna Welcome si riserva inoltre di prorogare la scadenza per la presentazione degli elaborati e i successivi adempimenti della Commissione nel caso in cui non siano pervenuti un numero adeguato di manifestazioni d’interesse. In questo caso i progetti presentati non potranno essere esaminati fino alla data della successiva scadenza e dovranno comunque ritenersi validamente presentati.

12. TRATTAMENTO DATI PERSONALI

Tutte le informazioni e i dati personali dei partecipanti saranno utilizzati al solo scopo dell’espletamento delle procedure d’assegnazione, garantendo la massima riservatezza degli stessi e dei documenti forniti.